校務の情報化を目指すため、学校だけでなく教育委員会や他校、保護者や地域の住民との連携をとったネットワークの構築が望まれます。
そのために、教育委員会がビジョンを持って計画を立て、学校と連携しながら情報化を進めていかなくてはなりません。
学校・教育委員会間で情報共有していくことを考えると、教育委員会が主体となってネットワークを構築し、全ての学校で共有の「校務支援システム」を導入することが有効です。
導入を検討する自治体の職員や指導主事の先生方に参考になれば幸いです。
校務支援システム導入までての準備
教育委員会内の体制づくり
「校務の情報化」を推進する担当者や部署を決めましょう。
担当者が中心となって、「校務支援システム」の導入形態の決定や「校務支援システム」の選定、運用ルールづくりなどを行います。
職員の異動があっても対応できるように、複数の職員で担当するのがよいでしょう。
「校務支援システム」の導入形態を決める
「センターサーバ型」もしくは「学校サーバ型」、「クラウド型」より導入形態を決めましょう。
それぞれのメリット、予算、環境を考慮して選びましょう。
センターサーバ型
教育委員会などにサーバを設置し、地域ネットワーク内で情報を一元管理します。
学校サーバ型
各学校にサーバを設置し、校務支援システムを運用します。
クラウド型
インターネット上に運用されるメーカーが提供するサーバ環境でサービスとして利用します。
ポチップ
校務支援システムを選定する
様々な「校務支援システム」があります。機能や操作性を見て、選定しましょう。
「校務支援システム」は、学籍管理、成績処理、出欠管理、グループウェアなど複数のソフトで構成されているので、予算に応じて、必要性の高いソフトから段階的に導入していくことも可能です。
サーバを準備する
地域・学校で同時に作業を行う人数を考慮して、それに耐えうるサーバ機を準備しましょう。
「校務支援システム」のメーカーと相談しながら決めましょう。
運用ルールづくりをする
今まで紙でやりとりされていた情報が、電子化されます。校務の情報化に伴い、区市町村の運用ルールを見直し、新しいルールづくりをしましょう。
例えば・・・
- 出席簿は、校務支援システムで入力したデータを公募として扱うか？
- 指導要録は、校務支援システム内のデータとして保存するか、紙で印刷して保存するか？
- 情報のセキュリティ対策（データの持ち出し、パスワード管理など）
校務支援システムの導入スケジュールを決める
各学校やメーカーと相談して、「校務支援システム」の導入スケジュールを決めましょう。
本格運用の前に、試験運用の期間を設けるのも有効です。
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学校へ目的や運用ルールを周知する。校務支援システムの紹介をする。
学校長向けに説明会を行いましょう。
校務の情報化の目的や教育委員会が決めた運用ルールを伝達しましょう。
また、学校に対して「校務支援システム」の紹介や研修を行いましょう。
「校務支援システム」のメーカーを招いて研修をする場合は、予算が必要となる場合があります。
教育委員会として、校務支援システムを学校に活用促進するためには？
校務の情報化の目的や効果について、理解してもらうことが大切です。
教育委員会・学校・メーカーが共同で、講演会の開催、情報の共有、サポート体制の確立などをおこないましょう。
まず、教育委員会として、校務の情報化の目的や効果を、管理職の先生方や現場の先生方に理解してもらうことが大切です。
また、導入初期には、教育委員会が「校務支援システム」のメーカーと協力して、学校現場をサポートしていくことが必要です。
導入した「校務支援システム」や学校現場の実情をよく把握し、実情に即した講習会の実施も重要です。
その際、各学校に対してアンケートを行い、活用の状況を把握することも有効です。
また、困っていることはないか聞き取りをしましょう。
「校務支援システム」に対する要望や意見は、メーカーのサポートセンターに伝えてください。
教育委員会・学校・メーカーの三者共同でよりよい校務支援システムを作っていくことが求められます。
校務の情報化に対する理解を深める講習会を行う
「校務支援システム」の操作についての講習を行うだけでなく、校務の情報化の目的や効果についても説明しましょう。
学校長向けに校務の情報化についての説明会
校務の情報化の目的などについて説明すると同時に、校務の情報化の先進自治体の成功例などを紹介するとよいでしょう。できれば、先進自治体の校務の情報化のリーダーや現場の校長先生などの話を聞けるとよいでしょう。
校務の情報化による効果を実感できる講習会
操作の講習をするのではなく、出席簿の入力など、入力したデータが自動集計されたり、その結果が通知表や指導要録にも反映されたりするなど、「校務支援システム」の便利さを体験してもらえるとよいでしょう。
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活用が広まっている学校の事例・工夫について共有する
校務の情報化は、各学校で組織的、計画的に取り組んでもらう必要があります。「校務支援システム」の活用が広まっている学校での取り組みや工夫点について、自治体全体で共有しましょう。
- 校内の組織作りが成功し、研修や教え合いがうまく行われている。
- 毎日、少しずつ「校務支援システム」に触れる時間を設けた結果、教員が毎日コンピュータに向かうようになった。
- 学校オリジナルのマニュアル作りを行い、活用している。活用の場面ごとに業務の実態に即して作られているのでとても使いやすく、校務支援システムを活用する教員が増えた。
教育委員会・学校・メーカーの共同体制を作る
学校現場で困ったことや要望などを挙げてもらい、教育委員会がまとめて「校務支援システム」のメーカーに伝え、メーカーがそれに答えるなど、三者が協力して活用の促進を進める体制を作りましょう。
困ったときやトラブルが起きたときに、どのように対処すればよいのかを明確にしておくことで、「校務支援システム」に対する不安感を軽減できます。
校務支援システムの参考メーカー
https://www.educom.co.jp/EDUCOM/
https://ict.bunkei.co.jp/tecompass/
https://satt.jp/product/kenja/about.html
https://www.suzukisoft.co.jp/products/sk/
https://www.uchida.co.jp/education/koumu/index.html
