前回の続きで、「統合型校務支援システム」を導入して、「よかった点」「メリット」をご紹介します。
小学校や中学校で「校務支援システム」の導入を検討している方はぜひ参考にして下さい。
校務支援システムの年次更新
ある日の職員室で・・・「校務支援システム」を利用中の先生
A先生「わぁ、B先生。もうすっかり使いこなしていますね」
B先生「そうです。なれたものですね！！」
B先生「・・・はっ。。。。でも、これ年度が変わったらどうなるのーーー？」
年度が変わると、前年度の情報が引き継がれます。過去年度に入力した情報も残っているので、過去の出欠情報や成績情報を児童生徒理解に活用できます。
年度が変わっても、保護者や住所、電話番号などの名簿情報は変わることがありません。
そのような情報は一度入力しておけば、前年度に入力されている情報が引き継がれ、再度同じ情報を入力する必要がありません。
出欠情報や成績情報は、年度が変わると、過去年度の情報として保存されます。過去の情報をさかのぼって確認することができ、児童生徒理解に役立ちます。
年度が変わると、児童生徒の所属学級が変わります。
学級編成も「校務支援システム」上で行うことができます。
前年度中に学級編成案として名簿を登録しておけば、新年度のスタートと同時に名簿が変わるので、すぐに新年度の準備が始められます。
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前年度の情報が引き継がれ、過去年度の情報が確認できる
年度が変わっても基本的に変更がない情報（名簿情報など）は、一度入力をすれば、自動的に引き継がれます。
また、過去年度の出欠情報や成績情報を確認できるので、年度を切り替えて過去年度からの変化を見取り、指導に生かすことができます。
学級編成ができる
新しい学級に振り分けて学級編成を変えたり、新しい学級の名簿ファイルを利用して新年度の名簿を登録することができます。
登録した名簿を自動的に、五十音順や生年月日順に並び替えることができます。
「校務支援システム」を利活用するための研修会
とある日の春休み 校長室にて
教頭先生「ぜひ、校務の情報化をさらに効率的に進めたいですね」
校長先生「そうだねぇ」
校長先生「そのためには、先生方一人一人に校務支援システムのよさを実感してもらうことが大切だね」
教頭先生「では、校内研修で校務支援システムの研修会をしましょう！」
まずは、導入の効果を実感しやすいところから、操作体験の研修をはじめましょう。使用する時期に合わせて、ミニ研修会もとても有効です。
「校務支援システム」の活用を進めるには、導入の効果を感じてもらうことが大切です。
そのために、毎日少しずつ時間をとって、簡単なところや効果を実感しやすいところから段階的に操作体験を行うようにします。
「これなら使ってみよう！」と思わせることができたら、第一歩は成功です。
「校務支援システム」は、校務のために作られた専用のシステムなので、校務を行う上で使いやすいように設計されています。まずは、使用して先生方の不安を徐々に取り除くようにしましょう。
忙しい時期に全員が集まって、全ての操作を覚える研修を行うことは、負担になります。
校内で必要な時期に合わせて、必要なメンバーでミニ研修会を行うことも有効です。
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簡単で短い操作体験の研修から始める
効果を実感できるような操作体験を交えた研修を段階的に行っていきます。いきなり全ての操作を覚えるような研修は逆効果です。
効果を実感しやすい操作体験例
名簿の印刷
年度の始めに、学級名簿などを印刷する研修を行います。名簿のレイアウトはすでに出来上がっているものがあるので、学級などを選んだ印刷するだけの研修で十分です。
出席簿の入力
最初は10分程度の操作体験を行い、あとは毎日少しずつ時間をとって、出欠などの入力を実際に行ってみます。項目を選ぶだけで入力ができたり、欠席日数などが自動で計算できます。
必要な時期に必要な研修を行う
何か月も先の通知表作成のための研修を行っても、目の前の仕事が忙しい先生方は、身が入りません。
通知表作成なら通知表作成が始まる時期に、指導要録作成なら指導要録作成が始まる次期に、短い時期で必要な内容のミニ研修会を行います。
評価や出欠の記録の読み込み、所見の書き方など目的別、担当者別にミニ研修会を開くことも有効です。忙しい時期に、全体で集まって長時間の研修を行うことはなかなかできません。先生型の業務の実情に合わせた研修を計画しましょう。
通知表ミニ研修会①
最初は、成績の入力についてのみ研修を行います。これは、全体で一斉に行ってもよいでしょう。
通知表ミニ研修会②
通知表を印刷する時期が来たら、印刷についての研修会を行います。これは、学年ごの研修も可能です。
年間の研修スケジュールを立てる
年間の校務の作業はどのようなものがあるのか、それに合わせていつ・どんな研修が必要か、内容や時間などと合わせて研修の年間スケジュールを作成しておくと、見通しがよくなります。
サポートセンターの積極的な利用を
分からないことがあれば、「校務支援システム」のメーカーのサポートセンターを積極的に利用しましょう。「校務支援システム」について、詳しく、丁寧に教えてくれます。
